Z manuálního přepisování dat k moderní digitální tváři: Automatizace a redesign ufe.cz

Kontext: Když web vědu spíše brzdí

Před naší spoluprací byl web Ústavu fotoniky a elektroniky (UFE) odrazem minulé éry. Nešlo jen o morálně zastaralý vzhled, ale především o neudržitelnou administrativní zátěž. Veškerá správa informací o grantových projektech, vědeckých týmech a stovkách publikací probíhala manuálně a staticky. Pokud se v jednom projektu změnil detail, správce ho musel ručně přepsat na několika různých místech webu. Místo aby web práci usnadňoval, stával se pro zaměstnance zdrojem administrativního stresu.

Výzva: Propojenost bez ztráty rychlosti

Hlavním úkolem bylo vytvořit reprezentativní prostředí odpovídající prestiži instituce a zároveň odstranit duplicitu práce. Potřebovali jsme systém, kde se informace nebudou manuálně kopírovat, ale inteligentně propojovat. To vše při zachování bleskové rychlosti webu, na kterou jsou uživatelé zvyklí.

Naše řešení: Strategie, která ctí identitu klienta

Jako strategický parťák jsme se nezaměřili jen na povrchové úpravy. Cesta k výsledku vedla přes hloubkové konzultace a respekt k zadání:

• Design s respektem k brandu: Nevytvářeli jsme vizuální identitu od nuly. V rámci dodržení stávajícího brandu klienta jsme zásadně pozvedli design webu (UI) tak, aby působil moderně, čistě a důvěryhodně.
• Srozumitelnost pro veřejnost (Popularizace): Web jsme nekoncipovali jen jako databázi pro vědce. Navrhli jsme strukturu a prezentaci obsahu tak, aby srozumitelně vysvětlovala význam výzkumu i laické veřejnosti, studentům a médiím.
• Architektura vzniklá z dialogu: Během strategických konzultací jsme společně s klientem definovali novou logiku dat. Navrhli jsme architekturu, kde stačí informaci o grantu nebo publikaci zadat do systému pouze jednou.
• Konec trojitého plnění: Data se nyní automaticky distribuují. Grantový projekt i publikace se dynamicky propojí s profilem konkrétního vědce, jeho týmem i do celkového přehledu.

Vysoký výkon (Core Web Vitals): I přes pokročilou automatizaci a bohatší vizuální obsah jsme web udrželi technicky špičkový a rychlý, což je klíčové pro uživatelský zážitek.

Výsledek: Moderní prezentace, která šetří čas

Díky kombinaci citlivého redesignu a promyšlené automatizace jsme do správy webu ufe.cz vnesli tolik potřebný klid. (Níže uvedená data představují kvalifikovaný odhad přínosu po prvním roce od spuštění)

• Úspora 33% času při plnění: Administrativní náročnost při vkládání nového obsahu klesla přibližně o třetinu.
• Úspora 65% času při úpravách: Díky automatickému propisování dat ušetří správci při aktualizacích až dvě třetiny času oproti původnímu manuálnímu stavu.
• Uvolnění rukou: Zaměstnanci se mohou plně soustředit na vědeckou činnost, zatímco web funguje jako jejich efektivní digitální asistent.
• Reprezentativní tvář: Ústav získal moderní online vizitku, která odpovídá jeho významu v mezinárodní vědě a otevírá dveře veřejnosti.

„Naším cílem bylo uvolnit odborníkům ruce od rutinní administrativy. Díky chytrému propojení dat a novému designu web ufe.cz konečně pracuje pro ně, nikoliv oni pro něj.“ — Antonín Hegr, webový stratég