Automatizace rutinní práce s AI: termíny z 55 škol se sbírají samy

Web studujvpk.cz zveřejňuje dny otevřených dveří středních škol v Plzeňském kraji. Termíny se dřív sháněly ručním vyhledáváním z mnoha různých zdrojů. Dnes je z webů škol sbírá nástroj s AI, který jsme navrhli a postavili. Klientovi zbylo termíny v tabulce zkontrolovat a potvrdit.

Ruční sběr termínů z desítek škol

Studujvpk.cz pomáhá žákům a rodičům v Plzeňském kraji vybrat střední školu. Jeho součástí je kalendář akcí, kde uživatelé webu najdou dny otevřených dveří na jednom místě. Od cílové skupiny má klient zpětnou vazbu, že právě kalendář akcí i s termíny dnů otevřených dveří je velmi cenným a vyhledávaným zdrojem informací.

Termíny klient získával tak, že je ručně vyhledával na webech jednotlivých škol a v katalogu škol a oborů. Znamenalo to spoustu času stráveného prohledáváním jednotlivých webů škol. Termíny dnů otevřených dveří se navíc během sezóny průběžně mění či doplňují o podrobnosti (konkrétní časy, náplň apod.). Kalendář akcí tak nešlo udělat najednou a mít hotovo. Byla to průběžná rutinní práce, na kterou v běžném provozu leckdy nezbýval čas.

Původně jsme na webu řešili jiná vylepšení. Při naslouchání klientovi jsme si všimli, že sběr termínů je přesně ten druh práce, který dnes zvládneme automatizovat s AI.

Jedna podmínka platila od začátku. Na web nesmí jít nic, co předtím neviděl a neověřil člověk. Web studujvpk.cz je oficiální krajský web a je třeba, aby se uživatelé na informace na webu mohli spolehnout.

AI najde termíny, klient je potvrdí

Postavili jsme program, který pravidelně projde weby 55 škol, najde budoucí dny otevřených dveří a zapíše je do tabulky.

AI v něm má jedinou úlohu: přečíst text jako člověk a rozhodnout, jestli jde o termín, který patří na web.

Klient následně v tabulce termín buď potvrdí, nebo k němu připíše poznámku. Nástroj si poznámku zapamatuje a zapracuje.

Sebrat data z webu je ale ta snadnější část. Museli jsme vyřešit, co se děje v provozu:

• Co když škola termín posune?
• Co když ho stáhne z webu, ale klient ho už zveřejnil?
• Co když škola napíše jen „každé pondělí“?
• Co když má škola na webu termín bez roku?

Tohle všechno nástroj řeší sám. S rozhodováním pomáhá AI, která se učí z poznámek klienta. Na weby škol chodí ohleduplně, v noci, a respektuje pravidla webu.

Hotový přehled a klid na práci

Práce, na kterou dřív nezbýval čas, je dnes každé ráno hotová. Klient otevře tabulku a čeká na něj aktuální přehled termínů či změn z 55 škol. Novinky a změny má rovnou označené, stačí je potvrdit.

Ušetřené hodiny jsou jen část přínosu. Sběr termínů byla drobná práce, která nikdy nekončila. Dnes za klienta tuhle starost nese nástroj a klient získal klid.

Kdy se to vyplatí i u vás

Stejný postup funguje všude, kde lidé pravidelně procházejí desítky webů nebo dokumentů a přepisují z nich údaje, které se mění. Ve firmách to bývají ceny konkurence nebo dotační výzvy. V institucích třeba údaje od zřizovaných organizací.